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Orçamento Empresarial

Orçamento é uma ferramenta valiosa utilizada pelas empresas como parte do planejamento financeiro, cuja função é prever receitas e despesas futuras em um determinado período de tempo, geralmente o prazo de um ano. Essas projeções têm como base os resultados atingidos no passado e a estratégia elaborada pela empresa para o futuro e pode ser utilizada por empresas de todos os tamanhos e segmentos.

Esses objetivos estratégicos devem ser quantificados e distribuídos entre as áreas operacionais, que serão responsáveis pelos planos de atividade que, consolidados, resultarão no orçamento empresarial.

O orçamento é um processo fundamental no planejamento financeiro e tem diversos objetivos que vão além do controle de gastos. O maior benefício para a empresa é de apoio ao processo de decisão.

Por ser um instrumento de gestão, é preciso ser realista ao elaborar um planejamento adequado e também na interpretação dos desvios. É comum haver desvios, porém é necessário justificá-los, sempre confrontando os resultados realizados com o planejado, podendo realizar ajustes, corrigindo esses desvios a fim de atingir as metas.

Permite uma gestão de caixa mais eficiente, acompanhamento dos gastos, decisão de investimentos e melhor compreensão do negócio como um todo. Os recursos, que são limitados, são distribuídos adequadamente entre as diversas áreas, colaborando com o crescimento da empresa.

TIPOS DE ORÇAMENTOS EMPRESARIAIS

São encontrados diversos tipos de orçamentos no ambiente empresarial:


Orçamento Estático: não pode sofrer alterações durante o período, pois é a base para remuneração variável dos executivos e também referência para avaliação do andamento do negócio, possibilitando a identificação de desvios e as correções necessárias. Ele pode ser elaborado pelo método Bottom-up ou pelo Top-Down, de acordo com as premissas estratégicas do negócio.


Orçamento Flexível: as projeções são atualizadas no decorrer do exercício, possibilitando corrigir grandes variações, diminuindo possíveis distorções entre o orçado x realizado e possibilitando evidenciar ineficiência nas operações. Esses ajustes devem ser justificados pois afetam as decisões gerenciais, o que não significa flexibilização das metas.


Orçamento Incremental: é o ponto de partida para a implantação de um modelo de planejamento e controle. Baseia-se no exercício anterior para elaborar as projeções futuras. Os valores realizados no passado são corrigidos por uma taxa pré-estabelecida, que pode ser um percentual de correção, a inflação no período ou o crescimento econômico esperado. Apesar de ser uma metodologia mais simples na hora de elaborar um orçamento, pode gerar projeções superficiais.


Orçamento Base Zero: a ideia é elaborar uma projeção do zero, sem levar em consideração o histórico da empresa. Todos os gastos devem ser rigorosamente avaliados e devem estar alinhados com os objetivos da organização. Todos os processos são revistos e é excluído tudo aquilo que seja ineficiente ou desnecessário.


Orçamento Matricial: são definidas as entidades que compõem a organização e as contas orçamentárias. Haverá um responsável para cada pacote de gasto, que irá controlar os gastos em todos os níveis e garantir o seu alinhamento estratégico com as diretrizes da empresa. Para cada área identificada como entidade é atribuído um responsável local, que deverá elaborar a previsão de gastos da unidade e realizar o seu efetivo controle em conjunto com o responsável pelo pacote geral. Por isso o nome matricial, pois se tem uma responsabilidade cruzada. O primeiro tem a gestão dos gastos relativos ao pacote em toda a empresa enquanto o segundo tem a visão limitada à sua entidade.


Orçamento Baseado em Atividades: leva em consideração as atividades necessárias para que a empresa atinja os seus objetivos estratégicos.


Orçamento do Planejamento Estratégico: está relacionado os objetivos da organização. Possibilita a redução do risco e é diferente do orçamento anual por ser de longo prazo.


Forecast: a empresa utiliza valores dos períodos realizados e projeta valores para o período que ainda falta para encerrar o exercício. Podem ser revistos a DRE, o fluxo de caixa, o balanço patrimonial e qualquer outro relatório gerencial.


Rolling Forecast: também conhecido como orçamento contínuo, é constantemente revisado. A projeção é feita para os 12 meses seguintes, independentemente do encerramento do ano-calendário.


Beyond Budgeting: trata-se de uma gestão descentralizada, onde a responsabilidade é dos gestores dos níveis de operação. O planejamento estratégico da empresa não é elaborado pela alta gestão e tem como parâmetro referências do mercado. São utilizadas diversas ferramentas em conjunto, tais como Balanced Scorecard, Economic Value Added, Benchmarking, Activity Based Management, sistemas de informações gerenciais e ferramentas de Customer Relationship Management.


Uma crítica comum ao processo orçamentário é o custo e o tempo necessário. Como envolve gestores de todos os departamentos, muitas vezes esses profissionais são afastados de suas áreas de atuação para se dedicarem ao planejamento financeiro.

Por esse motivo é necessário avaliar qual modelo de orçamento empresarial se encaixa melhor em cada empresa. Às vezes é mais vantajoso criar uma área especifica para isso, que junto da alta direção, elabora um orçamento para toda a organização de maneira top-down, além de que a expertise desses profissionais minimiza o risco de um planejamento fora da realidade.

Outra dificuldade enfrentada é a capacidade de fazer projeções em um ambiente competitivo e dinâmico. O importante é que os profissionais atuantes nesta área tenham conhecimento dessas possíveis dificuldades e procurem sempre aprimorar os seus modelos de gestão.

Ao longo do tempo todas as áreas envolvidas terão adquirido uma cultura orçamentária, o que permitirá que a empresa evolua seus métodos para metodologias mais sofisticadas.


IMPLANTAÇÃO


O primeiro passo para elaborar o orçamento estratégico é definir os objetivos de longo prazo, definindo o que se espera atingir nos próximos anos.

Com o objetivo estabelecido, é preciso definir estratégias de como chegar lá. O orçamento estratégico deve ser claro e especifico, permitindo que os gestores envolvidos saibam exatamente o que é esperado e como se dará a execução.

Primeiramente inicia-se com o levantamento de informações, como balanço, séries históricas e outras informações estatísticas. Com base nos dados obtidos são elaborados os planos estratégico, tático e operacional, visando alcançar as metas da empresa.

São feitas então estimativas para o próximo exercício, principalmente através de cálculos, resultando na elaboração de um relatório preliminar, que será avaliado pelos responsáveis pela tomada de decisão.

Nesse processo descobre-se antecipadamente possíveis dificuldades na implementação da estratégia, sendo possível fazer modificações no direcionamento inicial.

As metas traçadas devem ser valoradas, para que seus participantes tenham uma visão clara do que deve ser atingido. Elas devem ser desafiadoras, estimulando o crescimento das pessoas e, consequentemente, da empresa, porém não devem ser demasiadamente altas, impossíveis de serem cumpridas.

Após o planejamento feito pela alta gestão, os gestores de todas áreas envolvidas participam de uma reunião onde todos os planos são examinados para que o orçamento final detalhado seja aprovado.

Sendo aprovada, a proposta orçamentária deverá ser implantada. Esse processo minimiza o envolvimento dos diversos executivos não financeiros, reduzindo o custo e o tempo aplicado na elaboração do orçamento empresarial.

OUTROS TIPOS DE ORÇAMENTOS

Vale destacar que os orçamentos variam de empresa para empresa pois existem particularidades de cada negócio, no entanto alguns pontos costumam ser comuns:


Orçamento de vendas = uma das mais importantes, projeta a receita e tudo que dela deriva, como produção, matéria-prima, estoque etc. Pode ser feito de duas formas: discricionário ou estatístico. O discricionário é feito pelo departamento comercial com base na experiência de mercado e o estatístico é feito com base na análise de dados.


Orçamento de produção = é derivado do orçamento de vendas. Visa verificar se a empresa possui capacidade de produzir a quantidade estimada de produtos a serem vendidos, bem como os insumos que serão necessários.


Orçamento de compras = é derivado do orçamento de produção. Deve levar em consideração todos os insumos necessários, inclusive os gastos indiretos, se esses forem relevantes. Outra forma de orçar as compras é pelo método indireto, que consiste na soma do estoque final desejado, somado ao custo do produto vendido, menos o estoque inicial.


Orçamento de despesas = as despesas são divididas entre despesas administrativas e despesas comerciais. As despesas administrativas são fixas pois independem da quantidade vendida e são orçadas com base nos dados históricos. As despesas comerciais estão atreladas às vendas, portanto é feito com base no orçamento de vendas.


Demonstração de resultado orçada = é uma projeção com base nos orçamentos anteriores, que deve levar em consideração os aspectos contábeis do negócio, como metodologias de apropriação de receitas e custos, diferimentos e apuração de tributos.


Orçamento de capital = é um processo que envolve a seleção de projetos de investimento e a quantificação dos recursos a serem empregados em cada um.

Orçamento de caixa = é a previsão de entrada e saída de dinheiro no caixa da empresa, em determinado período de tempo.

Balanço patrimonial orçado = é um relatório muito importante para o planejamento financeiro pois através de suas projeções pode-se avaliar as consequências da estratégia adotada pela empresa em relação a sua liquidez, necessidade de capital de giro e endividamento, além de possibilitar diversas outras análises que podem ser feitas a partir das projeções.

É importante criar uma cultura de projetar o mercado e realizar acompanhamentos periódicos, desde o início. Não é necessário iniciar o negócio com modelos orçamentários super detalhados ou que exijam atividades mais elaboradas, pois a estrutura da empresa pode não estar preparada para isso.

Os responsáveis pelas áreas talvez não tenham o conhecimento necessário sobre como elaborar as suas estimativas, as relações de causa e efeito em suas atividades, os tipos de análises relevantes para o negócio e quais os relatórios e/ou informações realmente são importantes para empresa.

A implantação orçamentária em um ambiente novo deverá se preocupar na criação de processos e em disseminar o conhecimento.


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